Encargos da frota.
Sete anos de faturas de combustível, reparações, seguros e impostos, exportadas do sistema de faturação, viram um painel que diz quanto custa cada barco e cada viatura e que peso isso tem na faturação de cada centro.
- 16exportações do sistema de faturação lidas automaticamente
- 1.853linhas de encargos, em 86 separadores, sem copiar uma
- 7anos comparados, 2020 a 2026, por unidade e categoria
- 15unidades: 5 barcos e 10 viaturas, afetas a cada centro
- 58lacunas identificadas, com gravidade e estado
- 14conclusões geradas automaticamente a partir dos filtros
Ponto de partida
Os custos da frota viviam em dezenas de exportações do sistema de faturação, uma por unidade e por ano, cada uma com os seus separadores. Ninguém sabia ao certo quanto custava um barco por ano, nem que parte da faturação de cada centro ia para combustível e reparações. Cada pergunta dos sócios era uma tarde de folha de cálculo, e a resposta ficava velha no mês seguinte.
O que construímos
Um painel que lê as exportações tal como saem do sistema, sem retrabalho, e cruza os encargos com a faturação por centro: filtros por tipo, unidade, empresa, anos, categoria e fornecedor; evolução por ano e por categoria; tabela dinâmica em totais ou média mensal; peso dos encargos na faturação de cada centro, com os barcos e as viaturas afetos a cada um.
Como os dados nunca estão completos, o painel diz-o: um mapa de cobertura unidade × ano mostra que exportações faltam, e uma lista de lacunas com gravidade e estado acompanha o que está por confirmar com a contabilidade. As principais conclusões são geradas a partir dos filtros ativos, com estado de alerta ou atenção, prontas a copiar. Para a reunião de sócios, saíram ainda um sumário executivo de 12 diapositivos e um vídeo de 64 segundos.
O que mudou
A reunião de sócios passou a ter números em vez de impressões: combustível e reparações são nove em cada dez euros dos encargos, e o peso na faturação sobe num dos centros. As lacunas deixaram de ser desconhecidas e passaram a ser uma lista, a resolver com o contabilista. O painel vive dentro da ferramenta de análise da empresa, só para o proprietário, e atualiza-se com cada nova exportação.